De Orde en de coronawerkelijkheid: afdelingen leren van elkaar

Hoe organiseer je als afdeling een digitale Zoombijeenkomst? Welke afdeling is digitaal succesvol aan de slag gegaan? Hoe kunnen we daarvan leren? Deze vragen stonden centraal op de tweede coronaplatformvergadering die medio december plaatsvond. DB-portefeuillehouder coronabeleid Ruud Hagenouw blikt terug. "De Orde bruist van de energie om, ondanks alle coronabeperkingen, samen uitdrukking te blijven geven aan ons genootschap."

 

 

Niet minder dan veertig afdelingsvoorzitters, gewestpresidenten en enkele DB-leden namen deel aan deze tweede vergadering om in deze coronatijden ervaringen te delen en ideeën op te doen. Dat is een derde meer dan het aantal deelnemers aan de eerste coronaplatformvergadering. Het DB heeft deze coronaplatformbijeenkomst georganiseerd om de voortgang van alle Prince-activiteiten zoveel mogelijk te ondersteunen en stimuleren. Vrijwel iedereen die zich had aangemeld, heeft ook daadwerkelijk deelgenomen aan de digitale sessie. Het is een teken dat veel afdelingsvoorzitters hun ervaringen willen delen met anderen en op zoek zijn naar nieuwe methoden en initiatieven. Het is ook een teken dat het binnen de Orde bruist van de energie om, ondanks alle coronabeperkingen, samen uitdrukking te blijven geven aan ons genootschap.

Aan de hand van een drietal thema’s werd een brede en goede discussie gevoerd over de waarde van Zoombijeenkomsten ter vervanging van de reguliere afdelingsbijeenkomsten. Enkele voorbeelden.

Zoombijeenkomsten

Er werd, onder andere, teruggeblikt op de Zoombijeenkomst van het gewest Buitenland van de afdelingen Parijs, Keulen en Extra-Muros en op de Zoombijeenkomst van de afdeling Antwerpen-Middelheim. Doordat deze Zoombijeenkomsten opengesteld waren voor niet-leden van de afdelingen hebben velen kennis kunnen nemen van interessante sprekers en voordrachten, hetgeen onder normale omstandigheden en met een 'live' vergadering vanwege de afstand niet mogelijk zou zijn geweest.

Aankondigingen

Veel deelnemers aan de vergadering vroegen zich af op welke wijze het tevoren kennis nemen van de aankondigingen van ook voor anderen interessante thema’s/voordrachten kon plaatsvinden en hoe deze informatie tijdig breed verspreid zou kunnen worden. Afgesproken is dat aankondigingen voor Zoombijeenkomsten van afdelingen met interessante voordrachten voor derden tijdig aangemeld en opgenomen kunnen worden in de 'carrousel' van aankondigingen (en verslagen) die op de Homepage staat (bij het plaatsen van een aankondiging van een activiteit op een afdelingspagina kan de webbeheerder aanvinken dat hij of zij wil dat deze aankondiging op de Homepage verschijnt, waarna het voor de website verantwoordelijke DB-lid Serge Huyghe dit inhoudelijk en praktisch beoordeelt). De website is nu bij uitstek het middel om iedereen betrokken te houden. Promotie van de website onder de leden blijft dan ook een punt van aandacht. Een belangrijke rol is hierbij weggelegd voor gewestpresidenten en afdelingsvoorzitters.

Webredacteuren

Tijdens de bijeenkomst werd het belang van de webredacteuren nog eens onderstreept, zowel op afdelingsniveau als op gewestniveau. Nogmaals willen we hen uitnodigen om via de website tijdig de spreker en het onderwerp van een voordracht kenbaar te maken, inclusief de manier waarop belangstellenden zich kunnen aanmelden. Uiteraard hoeven niet alle digitale afdelingsbijeenkomsten opengesteld te worden voor leden van andere afdelingen. Het is daarnaast om praktische redenen verstandig om bij digitale vergaderingen een limiet te stellen aan het aantal deelnemers.

Hulst

Uitgebreid werd ingegaan op het initiatief van de afdeling Hulst, die een kleine week na de coronaplatformbijeenkomst via een link een televisie-uitzending van ruim één uur ging houden over verschillende onderwerpen. (Inmiddels heeft deze uitzending plaats gevonden; het was met ruim 300 deelnemers een groot succes.) Naar aanleiding van deze bijeenkomst werd de vraag gesteld hoe initiatieven bekend gemaakt kunnen worden die qua planning niet meer kunnen worden opgenomen in de carrousel van verslagen en aankondigingen op de Homepage. In kleiner beraad zullen we bezien of een nog op te richten WhatsAppgroep hier een rol bij kan spelen.

Leden betrekken

Er werd stilgestaan bij ideeën en initiatieven als het rondbrengen van een persoonlijke kerstwens, een fles wijn, of een boek. In verschillende afdelingen werden minder actieve leden betrokken bij de afdeling door middel van belrondjes. Corona biedt ook kansen: bij slecht (winter)weer kan iedereen thuisblijven. Er was aandacht voor manieren waarop leden met koudwatervrees geholpen kunnen worden aan Zoombijeenkomsten deel te nemen en hoe aan leden uitgelegd kan worden om gebruik te maken van de chatfunctie bij Zoom (het tijdens de digitale bijeenkomst versturen van een tekstberichtje dat alle deelnemers kunnen lezen en waar alle deelnemers op kunnen reageren). Zoom biedt ook nieuwe mogelijkheden om een verbinding te maken met, bijvoorbeeld, studenten Nederlands in Bratislava, Slowakije. In het algemeen werd vastgesteld dat eigenlijk iedere afdeling 'gewoon' met Zoombijeenkomsten kan beginnen. Het aantal deelnemers neemt na verloop van tijd vanzelf toe. Er werd ook nog een warm pleidooi gehouden om het niveau van het gewest te gebruiken voor het uitwisselen van ideeën.

Terugkijkend kunnen we stellen dat de tweede coronaplatformbijeenkomst wederom waardevol was en als positief werd ervaren. Op veler verzoek zal op 26 januari een nieuwe bijeenkomst gehouden worden. Onder dankzegging aan alle deelnemers voor hun actieve inbreng werd de sessie na ruim een uur gesloten. Bedankt voor de enthousiaste deelname!

 

Ruud Hagenouw
Portefeuillehouder coronabeleid in het Dagelijks Bestuur