Ervaringen uitwisselen in coronatijd

De derde online bijeenkomst van het coronaplatform, die eind januari werd georganiseerd, was wederom snel volgeboekt. Vanwege het zeer grote aantal deelnemers aan de vorige sessie in december (meer dan 40!) was er deze keer bewust voor gekozen om het aantal deelnemers te beperken tot 25. Als het aantal deelnemers te groot wordt, kan in de praktijk niet iedereen aan het woord komen. Dat is jammer, want van elkaar leren, staat centraal op de coronaplatformbijeenkomsten.

Steeds meer afdelingen hebben hun koudwatervrees overwonnen en zijn met Zoombijeenkomsten begonnen. Daardoor kwamen in deze sessie veel praktische vragen aan bod. Er werden ook heel wat praktische en technische tips uitgewisseld. Hoe organiseer je Zoombijeenkomsten? Welke informatie geef je aan de leden? Hoe kun je toch leden bereiken die niet deelnemen aan Zoombijeenkomsten?

Babbeluurtje

Er werd geopperd dat je niet altijd moet wachten op de 'grote' Zoombijeenkomst voor de hele afdeling. Sommige leden zijn ook individueel te benaderen per Zoom. Het via Zoom organiseren van een 'babbeluurtje', zonder vast thema, met leden van de afdeling was bij verschillende afdelingen een succes. Voorts werd gediscussieerd over het betrekken van leden die nog wat onwennig met de techniek omgaan, bijvoorbeeld door 'Zoombuddies' aan te stellen die gekoppeld worden aan leden die werken met hetzelfde besturingssysteem op hun computer, tablet of gsm (Apple, Windows of Android). Met telefonische begeleiding komt men dan een heel eind. Ook over andere platformen zoals Google Meet en Teams werden ervaringen uitgewisseld.

Meerdere afdelingen

De meerwaarde van afdelingsoverstijgende bijeenkomsten kwam ook tijdens deze bijeenkomst aan de orde. Bijeenkomsten kunnen op gewestniveau of met meerdere afdelingen tegelijk georganiseerd worden, waardoor men interessante sprekers kan uitnodigen, die voorheen wegens financiële beperkingen van de afdelingen nauwelijks beschikbaar waren. Een blijvend succesnummer is ook de uitwisseling van informatie over hoe je kan deelnemen aan interessante bijeenkomsten van andere afdelingen. Denk hierbij ook aan leden die op andere continenten wonen. Zij kunnen nu gemakkelijker betrokken worden bij een virtuele bijeenkomst, als spreker en als toehoorder. Nog eens werd erop aangedrongen om interessante voordachten vooral van tevoren in de agenda op de website te plaatsen, zowel in de 'carrousel' op de homepage, als op de afdelingsagenda.

Websitepagina's

In dat kader werd door de deelnemers gevraagd dat de afdelingen en gewesten hun websitepagina's zo goed als mogelijk zouden actualiseren. In deze tijd - waarbij fysieke bijeenkomsten niet mogelijk zijn - zijn we immers geheel afhankelijk van online contacten en ontdekken we ook stilaan de mogelijkheden en geneugten daarvan. In dit verband werden interessante en goede initiatieven genoemd van onder andere de afdeling Hulst en het gewest Buitenland.

Ten slotte kwam ook het protocol voor de digitale installatie van nieuwe leden aan bod, inclusief gezelligheid met een glas wijn of iets dergelijks. Dit protocol is inmiddels op de website geplaatst.

Dagelijks Bestuur

Ook vanuit het Dagelijks Bestuur van de Orde willen we zoveel als mogelijk informatie uitwisselen met de afdelingen en gewesten en tussen de gewesten en afdelingen onderling. Via de coronaplatformbijeenkomsten houden we de vinger aan de pols en blijven we ook goed zichtbaar en aanspreekbaar voor de afdelingen. Door de wisselende samenstelling van de deelnemers bereiken we een grote groep bestuursleden van ons genootschap. We moeten er rekening mee houden dat deze online bijeenkomsten - en niet te vergeten ons digitale maandblad PrincEzine - voorlopig onze belangrijkste communicatiemiddelen zijn.

Met dank aan alle deelnemers voor hun actieve bijdrage en de vele nuttige suggesties die werden uitgewisseld!

De volgende bijeenkomst van het coronaplatform zal plaatsvinden op 2 maart.

Ruud Hagenouw
Portefeuillehouder Coronabeleid in het Dagelijks Bestuur