Zeventig lopende meter Prince-archief overgedragen aan een archiefinstelling
Sinds de stichting van de Orde van den Prince in 1955 werden op het secretariaat in Antwerpen alle belangrijke brieven en documenten bewaard en geklasseerd. Na bijna zeventig jaar werking is een archief van zeventig lopende meter aan mappen en van zeventig gigabyte aan digitale bestanden ontstaan. Hoog tijd dus om het archief over te dragen aan een professionele instelling, zodat de geschiedenis van onze vereniging in de beste omstandigheden bewaard en ontsloten zou kunnen worden.
Het secretariaat in de Gounodstraat in Antwerpen zat letterlijk tjokvol met de archieven van zeventig jaar Orde van den Prince. Niet alleen de historische stichtingsdocumenten zijn bewaard, maar ook brieven en nota’s van alle afdelingen en gewesten, vaandels, verslagen en foto’s van Algemene Ledendagen en gewestdagen, enzovoorts.
Briefwisseling
Ook in- en uitgaande briefwisseling van bestuursleden, gegevens over leden en over de boekhouding zaten opgestapeld in honderden fardes en verzamelmappen. Sinds meer dan tien jaar gebeurt de archivering volledig digitaal, waarbij alle belangrijke documenten veilig opgeslagen worden in de cloud.
Mappen
Het secretariaat heeft er altijd nauwlettend op toegekeken om alles bij te houden en te verzamelen in mappen volgens een pragmatische ordeningsstructuur, zowel voor de papieren documenten als voor de digitale bestanden. Maar het spreekt vanzelf dat raadpleging van het archief steeds moeilijker en complexer werd. Het was hoog tijd om het archief te ontsluiten.
Bewaaromstandigheden
Ook waren de bewaaromstandigheden niet echt ideaal en namen ze heel veel plaats in op het secretariaat. zeventig meter archief komt overeen met een duizendtal mappen, netjes opgeslagen in boekenkasten en op rekken.
ADVN
Reeds menig Dagelijks Bestuur boog zich over de kwestie om de archieven over te dragen aan een professionele instelling. Uiteindelijk was het dan zo ver. Op 7 mei werd gestart met de overdracht van het hele Prince-archief naar het ADVN, een privaatrechtelijke archiefinstelling die gefinancierd wordt vanuit de Vlaamse overheid en heel wat ervaring heeft met het verwerven van verenigingsarchieven. Zonder dat het de Prince iets zal kosten, zal deze instelling zorgen voor het opschonen en inventariseren van alle stukken van zowel het papieren als het digitale archief, voor de bewaring in optimale omstandigheden en voor het openstellen voor onderzoek. Een mijlpaal in onze geschiedenis!
Dertig jaar
Tijdens de eerste dertig jaar na de opmaak van elk document is inzage slechts mogelijk na goedkeuring van het bestuur van de Orde van den Prince. Na dertig jaar zijn de stukken publiek raadpleegbaar. Op die manier krijgt het archief ook een maatschappelijke waarde door deel te worden van ons cultureel erfgoed. Het mag ook duidelijk zijn dat stukken met privacygevoelige informatie en puur financiële stukken (boekhouding) niet worden overgedragen.
Drietrapsraket
De overdracht gebeurt in verschillende fases, een soort drietrapsraket:
- Eerst wordt het archief van het algemeen secretariaat overgedragen (bestuur, gewesten en afdelingen, leden).
- Nadien volgen afdelingsarchieven.
- En ten slotte persoonlijke archieven.
Oproep
Daarom doen we hier een oproep aan afdelingen en leden met een mooi archief: gooi nu niets weg, wacht nog enkele maanden. We sturen vanuit het bestuur een bericht wanneer het tijd is om de lokale archieven naar het secretariaat te brengen, van waaruit ze overgebracht zullen worden naar het ADVN.
Historici
Voor de historici onder de Princeleden: zodra de inventarisering achter de rug is, kan er gestart worden met archiefonderzoek, al dan niet in samenwerking met wetenschappers en/of studenten. Neem daarom contact op als je geïnteresseerd bent om mee te werken. Ook krijgen we kans om het resultaat van de opschoning te zien en eventueel te vragen bepaalde stukken toch niet te vernietigen.
Vragen
Als je vragen zou hebben over de keuze van de archiefinstelling of als je er meer wil over weten, lees dan zeker bijgaande toelichting. Laat me nog toevoegen dat deze keuze gebeurd is na overleg en met unaniem akkoord van het Presidium.
Jan Van Daele
Vicepresident en portefeuillehouder Prince-Academie en ICT
Terug naar de PrincEzine (op de website)? Klik hier.
